Gebruikt u Microsoft Office 365 zonder back-up? De risico's én de eenvoudige oplossing

Alex Veldkamp 4 October 2021

Het is een veelvoorkomend misverstand, maar Microsoft Office 365 maakt géén back-up van uw bestanden, e-mail en documenten. Doordat bestanden via Cloud-programma’s als Microsoft Office 365, Dropbox, Google Drive en OneDrive altijd en overal beschikbaar zijn, hebben we het idee dat een goede back-up niet meer nodig is. Ten onrechte! Hier leest u de risico’s én de eenvoudige oplossing.

1 op 3 doet melding van verlies

Uit onderzoek van back-up specialist Datto blijkt dat 1 op de 3 bedrijven melding doet van verlies van in Cloud-toepassingen opgeslagen gegevens. De voornaamste reden voor dit gegevensverlies: fouten van de eindgebruiker. Andere veelvoorkomende boosdoeners zijn:

  • Aanvallen met malware of ransomware
  • Kwaadaardige handelingen van de eindgebruiker
  • Per ongeluk overschrijven van gegevens
  • Geannuleerde accountabonnementen

Heeft u de belangrijkste zwakke plekken van uw data en netwerk al beveiligd? Check het nu via onze gratis checklist!

IT Security Checklist

Onbewust géén back-up voor Office 365

De overgrote meerderheid van organisaties in Nederland werkt in Microsoft Office 365. De schatting is dat ook van die groep de overgrote meerderheid geen fatsoenlijke back-up heeft ingeregeld. Dat geldt net zo goed voor andere Cloud-oplossingen als Google Drive en Dropbox. Het is meestal geen bewuste keuze. Veel organisaties gaan er van uit dat Microsoft een back-up bijhoudt en realiseren zich niet dat Microsoft Office 365 geen back-up heeft, maar een beveiligingsmechanisme dat zeer beperkt weggegooide bestanden vasthoudt (30 dagen, daarna wordt het voorgoed verwijderd).

En dat is een probleem want 30 dagen is maar heel kort. Vooral omdat je pas na langere tijd realiseer je je dat je iets per ongeluk hebt weggegooid. Backup is daarnaast een herstelservice voor meerdere scenario’s:

  1. Vertrekkende collega
    We kennen dit allemaal: de Microsoft Office 365-licentie van een vertrekkend persoon wordt opgezegd of op een andere naam gezet. Resultaat: alle bestanden en e-mails kwijt.
  2. Per ongeluk weggegooid
    Ook deze is herkenbaar: per abuis e-mail of bestanden weggooien waar je veel later pas achter komt. Is het na die 30 dagen, dan krijg je die bestanden nooit meer terug.
  3. Boze of ontslagen medewerker
    Uit emotie gooit een ontevreden (ex)medewerker bestanden weg. Of positiever: met de beste bedoelingen schoont een vertrekkende collega zijn complete Outlook en bestandenmap op. Doorgaans duurt het zeker enkele weken tot maanden voordat een opvolger iets terug probeert te vinden. Ook hier: te laat.
  4. Ransomware- of Cyberaanval
    Toegegeven: de combinatie Cloud-omgeving met Cloud Back-up beschermt je goed tegen cyberaanvallen, want goede beveiliging bestaat uit meerdere lagen. Het is echter een kwestie van tijd dat ransomware ook hier doorheen gaat. Daarom moet je met security altijd bijblijven. Lees ter waarschuwing ook ons blog over praktijkvoorbeelden van Ransomware-aanvallen in het MKB.

Welke back-up oplossingen zijn er voor Office 365?

Microsoft is vrij duidelijk waar haar verantwoordelijkheid eindigt: het houdt de Cloud-dienst bereikbaar en biedt een retentie van je verwijderde bestanden voor 30 dagen. Microsoft heeft weliswaar een back-up oplossing, maar die is niet erg gebruiksvriendelijk. Er zijn daarnaast geschikte back-up oplossingen van derden die niet alleen gebruiksvriendelijker zijn maar ook echt gericht om gebruikers te helpen goede back-ups te maken en een back-up te herstellen. Denk aan oplossingen als Datto, Nakivo of Veeam. Bijkomend pluspunt: deze oplossingen zijn gebouwd met een focus op back-up en niet als bijproduct van een andere dienst.

Hoe richt ik back-up voor Office 365 in?

Is het moeilijk om een goede back-up in te richten voor Microsoft Office 365 en andere Cloud-diensten? Nee, binnen een uur hebben we dit op afstand voor je ingericht voor enkele euro’s per gebruiker qua licenties en er zijn geen investeringen in hardware nodig. TSV Groep is zowel Microsoft-partner, Datto-partner als Nakivo-partner. Allemaal prima oplossingen en elk zijn kracht. Dat maakt dat we u onafhankelijk kunnen adviseren. Neem contact met ons op wanneer u hier hulp bij nodig heeft.

Wilt u aan de slag met de beveiliging van uw IT omgeving? Download dan onze gratis handout, waarmee u uw IT Security en Back-up in 5 stappen op orde krijgt! Of neem direct contact met ons op om uw IT Security verder te bespreken. 

2. CTA in 5 stappen uw IT Security en Back-up op orde