1. Home
    2. >
  2. Cases
    3. >
  3. Ipabo
Beeld acolad[47]

Slimme Communicatie-
oplossingen voor Complexe Techniek

 

Inhoud

1. De klant - Wie is Hogeschool IPABO?
2. De omgeving - In welke omgeving is Hogeschool iPABO actief en welke specifieke uitdagingen of doelstellingen horen daarbij?
3. De uitdaging - Met welke uitdaging kwam Hogeschool IPABO bij TSV-Groep?
4. Het proces - Hoe hebben wij samen met Hogeschool IPABO deze uitdagingen omgezet in oplossingen?
5. De oplossing - Welke diensten leiden tot  de optimale oplossing voor Hogeschool IPABO?
6. Het resultaat - Frans Kool, hoofd ICT bij Hogeschool IPABO vertelt hoe zij onze samenwerking ervaren.

De klant: IPABO

Hogeschool IPABO is een zelfstandige lerarenopleiding met vestigingen in Amsterdam en Alkmaar. De hogeschool leidt studenten op tot leerkracht in het basisonderwijs en biedt daarnaast nascholingscursussen voor onderwijspersoneel. Wat de school uniek maakt, is de mogelijkheid voor studenten om af te studeren binnen vier interlevensbeschouwelijke stromingen: islamitisch, rooms-katholiek, protestants-christelijk en religieus divers.

Met ongeveer 1.300 studenten en 155 medewerkers is IPABO een dynamische onderwijsinstelling die innovatie en kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. Daarnaast speelt technologie een steeds grotere rol in het onderwijs, zowel in de klaslokalen als in de interne bedrijfsvoering.

1b37e9c3-75d3-498b-a682-e47a54fc9aa6_logo+ipabo+10022021 (1)

De omgeving

Hogeschool IPABO opereert binnen de onderwijssector, waar digitalisering en efficiëntie steeds belangrijker worden. Met een klein, maar toegewijd ICT team zoekt de organisatie voortdurend naar oplossingen die beheersbaar en toekomstbestendig zijn. Frans Kool, hoofd ICT, onderstreept het belang hiervan: "Ons team moet breed inzetbaar zijn. Specialisatie is geen optie, dus we zoeken oplossingen die eenvoudig te beheren zijn en naadloos aansluiten op onze bestaande infrastructuur."

IPABO heeft als doel alle ICT-voorzieningen over te zetten naar cloudoplossingen, met Microsoft als standaard. Telefonie was de volgende logische stap in deze transitie. "Een stabiele en efficiënte telefonieomgeving is essentieel voor een soepele communicatie binnen onze organisatie," voegt Kool toe.

De uitdaging

IPABO kampte met een verouderde telefonieomgeving die niet meer voldeed aan de moderne eisen van bereikbaarheid en flexibiliteit. Tijdens de coronaperiode werd pijnlijk duidelijk dat de bestaande telefonieoplossing niet geschikt was voor externe communicatie en hybride werken. "Docenten waren moeilijk bereikbaar omdat telefoons op gedeelde werkplekken stonden en vaak niet werden opgenomen. Dat moest anders," aldus Frans Kool.

Daarnaast was het beheer van de oude infrastructuur complex en tijdrovend, wat druk legde op het kleine ICT-team. De noodzaak voor een schaalbare, flexibele oplossing groeide. "We wilden een systeem dat met ons meegroeit en tegelijkertijd intuïtief te gebruiken is voor alle medewerkers," zegt Kool.

Het college van bestuur stelde als doel om de telefonische bereikbaarheid van medewerkers drastisch te verbeteren. Dit betekende een overstap naar een oplossing waarbij medewerkers via hun eigen zakelijke nummer bereikbaar zouden zijn zonder dat hun privégegevens werden gedeeld. Daarnaast moest de oplossing eenvoudig te beheren zijn door het interne ICT-team, dat geen gespecialiseerde telecomkennis heeft.

Het proces

TSV werd, als vertrouwde leverancier, gevraagd om een oplossing te bieden binnen een marktuitvraag. De beoordeling richtte zich op de Total Cost of Ownership, de mate van ondersteuning en de toekomstbestendigheid van de oplossing. "We nodigden meerdere partijen uit om een offerte uit te brengen, maar TSV begreep onze situatie het best en had een oplossing die perfect aansloot op onze wensen," vertelt Frans Kool. "Ze hebben ons niet alleen een systeem aangeboden, maar echt meegedacht over de implementatie en hoe we de transitie soepel konden laten verlopen."

In nauwe samenwerking met IPABO stelde TSV vast dat Microsoft Teams Direct Routing de beste oplossing was. Het proces werd stap voor stap begeleid door TSV, waarbij het ICT-team van IPABO de benodigde Microsoft licenties beheerde en TSV zorgde voor de technische inrichting en implementatie. Dit omvatte een gedetailleerd migratieplan, trainingen voor medewerkers en een testfase om eventuele kinderziektes vroegtijdig te ondervangen.

Daarnaast werd er nauw samengewerkt met de verschillende afdelingen binnen IPABO om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Regelmatige voortgangsbesprekingen zorgden ervoor dat eventuele knelpunten tijdig gesignaleerd en opgelost konden worden. Er werd een speciale pilotgroep samengesteld van docenten en administratief personeel die de Teams-integratie als eerste testten en hun feedback deelden, waardoor de uiteindelijke uitrol nog beter op de dagelijkse praktijk werd afgestemd.

Ook werd er rekening gehouden met bestaande werkprocessen en de integratie met andere IT-systemen binnen de organisatie. Door een gefaseerde aanpak te hanteren kon IPABO zonder onderbrekingen overstappen op de nieuwe telefonieomgeving,terwijl de dagelijkse werkzaamheden gewoon door konden gaan. "Het hielp enorm dat we het nieuwe systeem parallel konden laten draaien met de oude oplossing. Zo konden medewerkers rustig wennen zonder dat de bereikbaarheid in gevaar kwam," legt Kool uit.

126732802_m[517]

Professionele projecten

Het vernieuwen van de telefooncentrale is vaak een ingrijpend traject. Door een goed zakelijk voorstel te doen, met een gedegen voorbereiding, deskundige projectbegeleiding en technici, worden deze projecten altijd binnen de planning en het budget afgerond.

Onze oplossing

De overstap naar TSV Cloudtelefonie bracht direct merkbare verbeteringen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Waar voorheen de telefonische infrastructuur beperkt was door verouderde hardware en fysieke bekabeling, biedt de cloudoplossing nu een flexibel en toekomstbestendig alternatief. Dit vertaalt zich in verschillende voordelen:

• 99,999% uptime: Met de overstap naar TSV Cloudtelefonie geniet Kortho van een vrijwel ononderbroken beschikbaarheid. Dankzij de automatische upgrades en updates blijft het systeem altijd up-to-date en optimaal presteren zonder dat handmatige tussenkomst nodig is. Dit betekent dat er geen onverwachte downtime meer is door onderhoud of verouderde hardware.

• Flexibel werken: Medewerkers kunnen hun zakelijke nummer overal ter wereld gebruiken via de softphone-app op mobiele telefoons en pc’s. Of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn, ze blijven bereikbaar met dezelfde professionele uitstraling. Dit draagt bij aan efficiënter klantcontact en een betere balans tussen werk en privé.

• ERP-integratie: Een van de grootste voordelen van het nieuwe systeem is de naadloze integratie met Kortho’s ERP-software. Dit betekent dat wanneer een klant belt, de medewerker direct inzicht heeft in de relevante klantgegevens. Hierdoor kunnen vragen sneller worden beantwoord en kunnen gesprekken efficiënter verlopen, wat de klantervaring aanzienlijk verbetert.

• Geen fysieke infrastructuur nodig: De afhankelijkheid van een lokale telefooncentrale en SIP-Trunks is volledig weggenomen. Dit betekent niet alleen minder onderhoud en lagere operationele kosten, maar ook dat uitbreidingen en aanpassingen aan het systeem eenvoudig op afstand kunnen worden beheerd.

man headset achter laptop-1

Testomgeving

Aangezien het nieuwe systeem zich blijft ontwikkelen, heeft TSV tevens een separate testomgeving opgezet. Hier kunnen nieuwe aanpassingen en releases veilig uitgebreid getest worden in een geïsoleerde omgeving. Pas na een succesvolle testfase wordt de nieuwe configuratie naar de productieomgeving gemigreerd.

Beeld acolad[47]

Het resultaat

Frans Kool kijkt tevreden terug op de samenwerking: "TSV heeft ons voorzien van een toekomstbestendige oplossing die onze bereikbaarheid direct verbeterde. Dankzij Teams telefonie kunnen medewerkers eenvoudig zakelijk bellen via hun laptop of smartphone, zonder hun privégegevens te delen. Dit was een enorme stap vooruit ten opzichte van de oude situatie waarin telefoons op gedeelde werkplekken bleven liggen."

Daarnaast prijst hij de samenwerking met TSV: "Wat TSV onderscheidt, is dat ze echt meedenken. Ze bieden niet alleen een product aan, maar kijken naar hoe dit het best binnen onze organisatie past. Ook de ondersteuning tijdens de implementatie was uitstekend. We hebben verschillende leveranciers overwogen, maar TSV bood de beste balans tussen prijs, kwaliteit en service."

De implementatie werd zonder verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering uitgevoerd. Dankzij een zorgvuldig gepland overgangstraject bleef de oude telefooncentrale tijdelijk operationeel, waardoor er altijd een fallback-optie beschikbaar was. De IT-afdeling kon hierdoor stapsgewijs migreren zonder risico op verstoringen.

Het resultaat? Een verbeterde bereikbaarheid, eenvoudiger beheer en een oplossing die volledig aansluit bij de cloudstrategie van Hogeschool IPABO. De keuze voor Microsoft Teams en TSV als partner heeft gezorgd voor een moderne, schaalbare telefonieoplossing die de komende jaren de communicatiebehoeften van de school volledig ondersteunt.

Over TSV-groep

Onze klanten zijn uniek, en onze oplossingen ook. Of het nu gaat om een nieuwe telefonieomgeving, een cloudoplossing of een IoT-integratie, TSV-Groep werkt samen met u om de beste oplossing te realiseren.

Wilt u weten hoe wij uw communicatie kunnen verbeteren? Neem contact op via 020 4 303 204 of bezoek www.tsv-groep.nl.

Contact opnemen

 

Schermafbeelding 2022-12-20 om 10.44.51

 

Vul het formulier in om de case te downloaden