Het is woensdagmiddag, half vier. In jouw hotel checken de deelnemers van een grote conferentie in – 200 zakenreizigers die allemaal tegelijk online willen. In de vergaderzalen kunnen trainers de interactieve schermen niet instellen omdat het netwerk hapert. Een half uur later stroomt de lobby vol met gefrustreerde gasten. Systemen die prima werken bij normale bezetting, maar instorten bij drukte – een dagelijks probleem in de hospitality. In deze blog kijken we naar waarom schaalbaarheid zo belangrijk is voor alle systemen in je hospitality-onderneming, wat er misgaat bij piekbelasting, en hoe moderne oplossingen automatisch kunnen meegroeien met je bezetting.
De bezetting in hotels, restaurants en vergaderlocaties schommelt enorm. Doordeweeks kan een hotel voor de helft leeg staan, terwijl het in het weekend volledig uitverkocht is. Een restaurant kan 's middags rustig zijn en 's avonds propvol zitten. Vergaderlocaties hebben te maken met seizoensdrukte, congressen en bedrijfsevents. Deze variabiliteit is inherent aan de hospitalitybranche.
Maar veel ondernemers vergeten dat hun complete IT-infrastructuur mee moet kunnen schalen met deze wisselingen. Een netwerk dat werkt voor 50 gasten, loopt vast bij 150 gasten die allemaal tegelijk online willen. En presentatieschermen die perfect functioneren bij normaal gebruik, kunnen overbelast raken tijdens intensieve conferenties.
Het gaat niet alleen om wifi. Bij piekdrukte worden ook kassasystemen zwaarder belast, reserveringssystemen krijgen meer verkeer, telefoniesystemen moeten meer gesprekken verwerken, en AV-apparatuur moet continu inzetbaar zijn. Als deze systemen overbelast raken, heeft dat directe gevolgen voor je service en omzet.
En vergeet het toenemende aantal apparaten niet. Waar een hotelgast vroeger misschien één laptop had, neemt hij nu laptop, tablet, smartphone, smartwatch en mogelijk nog een e-reader mee. Allemaal apparaten die wifi nodig hebben. Tegelijkertijd verwacht hij dat presentatieschermen in vergaderruimtes direct reageren op alle content die hij wil delen, of het nu gaat om een simpele PowerPoint of een 4K-video.
De meeste IT-systemen in de hospitality zijn ontworpen voor gemiddelde belasting, niet voor piekbelasting. Als er plotseling veel meer gasten bijkomen, ontstaan er verschillende problemen.
Ten eerste is er het probleem van beperkte bandbreedte. Je internetverbinding heeft een maximumcapaciteit. Als twintig gasten tegelijk video's proberen te streamen, is die capaciteit snel bereikt. Dit beïnvloedt niet alleen hun ervaring, maar kan ook je zakelijke systemen vertragen.
Ten tweede kunnen wifi-routers en access points maar een beperkt aantal apparaten tegelijk aan. Hetzelfde geldt voor de processorkracht van interactieve schermen, die bij intensief gebruik kunnen vertragen.
Ten derde ontstaan er interferentieproblemen. Als alle apparaten tegelijk proberen te verbinden met hetzelfde wifi-punt, ontstaat er een soort digitale file. Apparaten moeten wachten op hun beurt, wat de snelheid voor iedereen vertraagt.
En tenslotte zijn veel systemen niet intelligent genoeg om verkeer goed te verdelen. Als er drie wifi-punten zijn en alle gasten verbinden met het eerste punt (omdat dat het sterkste signaal heeft), raakt dat punt overbelast terwijl de andere twee punten niets doen.
Als je systemen crashen tijdens piekdrukte, merk je dat meteen. Gasten raken gefrustreerd, betalingen mislukken, presentaties haperen en events lopen spaak. Maar de echte schade zit dieper.
Je loopt inkomsten mis doordat gasten eerder vertrekken of niet meer boeken. Vooral zakelijke klanten hechten veel waarde aan goede technische faciliteiten – net zo belangrijk als comfortabele bedden.
Ook je reputatie lijdt eronder. Slechte wifi zorgt voor slechte reviews, en zakelijke klanten delen negatieve ervaringen over haperende vergaderschermen razendsnel in hun netwerk.
Daarnaast lopen operationele kosten op. Medewerkers moeten noodgedwongen helpen met wifi-problemen of presentatieproblemen in plaats van hun eigen werk. En moet er een techneut komen, dan kost dat extra tijd en geld.
Ondertussen mis je ook nieuwe kansen. Gasten die soepel kunnen werken, streamen en presenteren, komen terug. Die kans laat je liggen als je systemen falen op het moment dat het erop aankomt.
De oplossing ligt in intelligente, geïntegreerde systemen die kunnen schalen met de vraag. In plaats van statische infrastructuur die altijd hetzelfde doet, heb je dynamische systemen nodig die zich aanpassen aan de situatie.
Moderne wifi-oplossingen kunnen automatisch extra capaciteit inschakelen zodra er meer vraag is. Ze verdelen verkeer intelligent over beschikbare access points, geven prioriteit aan kritieke applicaties (zoals betalingssystemen), en kunnen zelfs tijdelijk extra bandbreedte inschakelen voor piekperiodes.
Tegelijkertijd zorgen high-performance interactieve schermen zoals de MAXHUB-oplossingen ervoor dat je vergaderfaciliteiten alle drukte aankunnen. Deze schermen zijn ontworpen om zelfs bij intensief gebruik door verschillende gebruikers soepel te blijven werken, waardoor je vergaderzalen altijd optimaal presteren – of er nu één kleine meeting is of een reeks presentaties de hele dag door.
Belangrijke kenmerken van een schaalbare IT-infrastructuur zijn:
Een goed voorbeeld is een hotel dat overdag een conferentie heeft en ‘s avonds zakelijke gasten. Het netwerk herkent automatisch wanneer er veel apparaten tegelijk online komen, schakelt extra capaciteit in, en zorgt ervoor dat belangrijke systemen zoals de receptie en het kassasysteem altijd voorrang krijgen. De interactieve schermen in vergaderzalen worden 's nachts automatisch geüpdatet, zodat ze overdag optimaal presteren. En alles wordt 24/7 gemonitord, zodat problemen vaak al worden opgelost voordat gasten er iets van merken.
TSV-Groep bouwt geïntegreerde IT-infrastructuren die piekbelasting aankunnen. Via de Slimme Route analyseren we wanneer en waar het druk wordt, en ontwerpen we een systeem dat automatisch schaalt. Slimme software voorkomt storingen nog vóór ze ontstaan.
Onze oplossing combineert geavanceerde netwerkinfrastructuur met state-of-the-art MAXHUB interactieve schermen, zodat zowel je netwerk als je vergaderfaciliteiten probleemloos de drukste periodes aankunnen.
Het verschil tussen een goede en een uitstekende IT-infrastructuur zit in proactiviteit. In plaats van wachten tot er problemen ontstaan, anticiperen onze systemen op mogelijke knelpunten.
Onze monitoringsystemen analyseren patronen in je IT-gebruik en kunnen voorspellen wanneer er piekbelasting komt. Als er bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag om 15:00 een conferentiegroep incheckt, zorgt het systeem ervoor dat er op dat moment extra capaciteit beschikbaar is voor zowel netwerk als vergaderfaciliteiten.
Een schaalbare IT-infrastructuur is geen kostenpost, maar een strategische investering. Het stelt je in staat om meer events te organiseren, grotere groepen te ontvangen, en te groeien zonder zorgen over technische beperkingen. Bovendien verbetert het de ervaring voor al je gasten. Ook bij normale bezetting zorgen goed ontworpen systemen voor snellere verbindingen, responsievere presentatieschermen en minder problemen. Dat leidt tot tevreden gasten, positieve reviews, en meer herhalingsbezoeken.
Wil je weten hoe goed jouw infrastructuur kan omgaan met piekdrukte? Neem contact met ons op voor een analyse van je huidige situatie.
Want de beste IT-ondersteuning is die waar je nooit aan hoeft te denken.
Hulstweg 8
1032 LB Amsterdam
T 020 4 303 202
E info@tsv-groep.nl