Uit Funda-gedragsdata[1] blijkt dat de meeste contactaanvragen van woningzoekenden al om 8:00 uur 's ochtends binnenkomen. Ook blijkt dat een late of uitblijvende reactie direct negatief kan uitpakken voor het imago van een makelaar. Tegelijkertijd worstelen veel makelaars met het consistent registreren van hun klantcontacten. In deze blog delen we hoe de integratie van je telefonie met je CRM-systeem deze kloof overbrugt en je helpt om efficiënter te werken, zonder dat het je extra tijd kost.
De makelaardij is een branche waarin snelheid en klantcontact cruciaal zijn. Klanten verwachten directe antwoorden en persoonlijke aandacht. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan een goede administratie en dossiervorming.
“Onze branche wordt steeds dynamischer en tegelijkertijd bureaucratischer. Een goed dossierbeheer en efficiënte communicatie zijn onmisbaar om aan de verwachtingen van klanten te voldoen en alles juridisch goed vast te leggen,” aldus Diederik Grobben van Brummer Makelaars.
Werken met losse systemen – telefonie aan de ene kant en CRM aan de andere – creëert een inefficiënt proces waarbij je voortdurend heen en weer moet schakelen tussen verschillende tools.
De meest voor de hand liggende voordelen van een geïntegreerde oplossing - zoals tijdsbesparing en minder handmatig werk - zijn slechts het topje van de ijsberg. De echte waarde zit in de subtielere voordelen:
“We kunnen nu precies zien wanneer en hoe vaak een klant contact met ons heeft gehad, zonder afhankelijk te zijn van losse aantekeningen of herinneringen. Dit helpt enorm bij het opbouwen van een betrouwbaar dossier,” vertelt Diederik.
Wanneer een klant belt, verschijnt automatisch zijn of haar dossier op je scherm. Je ziet direct de geschiedenis, notities en afspraken, waardoor je het gesprek persoonlijker en gerichter kunt voeren.
In een tijd waarin vastgoedtransacties steeds complexer worden, is een goede administratie niet alleen handig, maar noodzakelijk.
“Een veelvoorkomend probleem was dat klanten beweerden een afspraak telefonisch te hebben afgezegd, terwijl we daar geen bewijs van hadden. Dit zorgde soms voor lastige situaties,” legt Diederik uit.
Met een geïntegreerd systeem wordt elk gesprek automatisch gelogd, inclusief datum, tijd en duur. Dit biedt niet alleen duidelijkheid, maar ook juridische zekerheid.
Binnen een makelaarskantoor vervullen verschillende medewerkers – van receptionistes tot makelaars – een rol in de klantcommunicatie. Met een geïntegreerd systeem heeft iedereen direct toegang tot dezelfde, actuele informatie.
“Dankzij de integratie met ons CRM-systeem kunnen we veel efficiënter werken en klantgegevens direct inzien tijdens een telefoongesprek. Dit zorgt niet alleen voor tijdsbesparing, maar ook voor een veel betere klantbeleving,” aldus Diederik.
Naast de strategische voordelen zijn er ook concrete, dagelijkse verbeteringen die direct merkbaar zijn:
Met één klik kun je direct vanuit je CRM-systeem een klant bellen zonder het nummer handmatig in te toetsen. Dit voorkomt typefouten en bespaart tijd.
“Het klinkt als een kleine verbetering, maar als je tientallen telefoontjes per dag pleegt, is dit een enorme tijdsbesparing,” vertelt Diederik.
Ingesproken berichten worden automatisch omgezet naar tekst en per e-mail verstuurd. Een enorme verbetering ten opzichte van het handmatig afluisteren van voicemails.
“Voorheen moesten we voicemails afluisteren, wat tijd kostte en soms onduidelijk was. Nu krijgen we direct een transcriptie per mail, waardoor we sneller kunnen reageren,” legt Diederik uit.
Elk contact met een klant wordt automatisch vastgelegd in je CRM, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Dit zorgt voor een compleet klantdossier zonder extra inspanning.
“We hoeven niet meer handmatig bij te houden wie wanneer gebeld heeft. Alles wordt automatisch opgeslagen en gekoppeld aan de juiste klant, wat enorm veel tijd scheelt,” aldus Diederik.
De essentie van een geïntegreerd communicatiesysteem is niet het verzamelen van meer data, maar het betekenisvol verbinden van informatie. Het gaat niet om méér doen, maar om slimmer werken.
Door je telefonie en CRM te integreren, creëer je een werkwijze waarbij technologie ondersteunend is aan jouw manier van werken, in plaats van andersom. Dit sluit perfect aan bij de manier waarop moderne makelaars werken: flexibel, klantgericht en efficiënt.
Voordat je overstapt op een geïntegreerd systeem, is het belangrijk om je eigen werkprocessen goed in kaart te brengen. Hoe verloopt de communicatie nu? Welke informatie heb je nodig tijdens klantgesprekken? Wat zijn de pijnpunten in je huidige werkwijze?
Bij TSV-Groep helpen we je via onze Slimme Route om eerst je bedrijfsprocessen te analyseren voordat we technologie implementeren. Door te beginnen bij je werkwijze in plaats van bij de techniek, zorgen we voor een oplossing die écht aansluit bij jouw makelaarskantoor.
Wil je weten hoe jouw makelaarskantoor efficiënter kan werken met een geïntegreerd communicatiesysteem? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Geïnteresseerd in de details van hoe Brummer Makelaars hun CRM en telefonie succesvol heeft geïntegreerd? Lees de volledige casestudy hier: Case Brummer Makelaars.
Hulstweg 8
1032 LB Amsterdam
T 020 4 303 202
E info@tsv-groep.nl
