1. Home
    2. >
  2. Cases
    3. >
  3. Kortho
Beeld acolad[47]

Betere bereikbaarheid
en efficiënt beheer:
Kortho stapt over op
TSV Cloudtelefonie
en Managed
Netwerkservice

 

Inhoud

1. De klant - Wie is Kortho?
2. De omgeving - In welke omgeving is Kortho actief en welke specifieke  uitdagingen of doelstellingen horen daarbij?
3. De uitdaging - Met welke uitdaging kwam Kortho bij TSV-Groep?
4. Het proces - Hoe hebben wij samen met Kortho deze uitdagingen omgezet in oplossingen?
5. De oplossing - Welke diensten leiden tot de optimale oplossing voor Kortho.
6. Het resultaat - Cor van der Plas, systeembeheerder bij Kortho vertelt hoe zij onze samenwerking ervaren.

De klant: Kortho

Kortho is een 100% Nederlands familiebedrijf met een rijke geschiedenis. Opgericht in 1926 in Amsterdam en sinds 1958 fabrikant van codeer- en merkapparatuur. Kortho heeft haar hoofdkantoor in Katwijk en dochterondernemingen in Duitsland, Frankrijk, de Antillen en Chili.

Het bedrijf specialiseert zich in industriële printers die op verpakkingsmateriaal coderingen aanbrengen, zoals lotnummers, barcodes en productinformatie. Daarnaast beheert Kortho diverse BV’s, waaronder Promotek, gericht op promotieartikelen en ID-kaarten, en een tak die kantoorartikelen van het merk Pentel in Nederland vertegenwoordigt.

Cor van der Plas, systeembeheerder bij Kortho, legt uit: "We hebben een breed scala aan activiteiten binnen verschillende BV’s. Dit betekent dat een stabiel en flexibel communicatiesysteem essentieel is. We kunnen het ons simpelweg niet veroorloven om niet bereikbaar te zijn, zeker niet in een industrie waarin service en snelle responstijden cruciaal zijn."

Kortho-Coding-and-Marking-2019

De omgeving

Kortho opereert in een technische en innovatieve sector waar betrouwbaarheid, automatisering en servicegerichtheid essentieel zijn. Een stabiele en moderne communicatiestructuur is cruciaal om klanten en leveranciers optimaal te kunnen ondersteunen. Kortho streeft ernaar om altijd bereikbaar te zijn en wilde tegelijkertijd medewerkers flexibiliteit bieden, bijvoorbeeld bij thuiswerken of op zakenreis.

"Onze printers en codeersystemen worden wereldwijd gebruikt. Klanten verwachten dat ze direct geholpen kunnen worden als er een vraag of probleem is. Als de telefonie of het netwerk niet optimaal functioneert, kan dat gevolgen hebben voor onze serviceverlening en daarmee onze reputatie," aldus Cor.

De uitdaging

Jarenlang maakte Kortho gebruik van een Avaya on-premise telefoniesysteem van TSV. Dit robuuste systeem had lange tijd naar tevredenheid gefunctioneerd, maar met de snelle ontwikkelingen in technologie en de veranderende werkwijze binnen het bedrijf begon het steeds meer beperkingen te vertonen. De functionaliteit sloot niet langer aan bij de groeiende behoefte aan flexibiliteit en integratie, wat resulteerde in een toenemende vraag naar een modernere oplossing.

 

  • Verouderde infrastructuur: Het bestaande telefoniesysteem was al ruimschoots voorbij zijn verwachte levensduur. Hoewel het jarenlang een betrouwbare pijler was binnen Kortho, kon het niet meer meegroeien met de dynamische eisen van het bedrijf. Het systeem bood geen mogelijkheid tot automatische updates en vereiste handmatig onderhoud, wat inefficiënt en tijdrovend werd.
  • Behoefte aan integratie: De medewerkers van Kortho werkten steeds meer met het ERP-systeem om klantinteracties te beheren. Het ontbreken van een directe koppeling tussen het telefoniesysteem en deze software zorgde voor omslachtige processen. Medewerkers moesten handmatig klantgegevens opzoeken tijdens telefoongesprekken, wat tijd kostte en de klantervaring minder soepel maakte.
  • Flexibiliteit in bereikbaarheid: Met de opkomst van hybride werken werd het essentieel dat medewerkers overal eenvoudig bereikbaar konden zijn. Het oude systeem was grotendeels gebonden aan vaste telefoontoestellen op kantoor, waardoor werken op afstand omslachtig werd. Een oplossing die naadloos werken vanuit huis of onderweg mogelijk maakte, was noodzakelijk.
  • Netwerkverbetering: Naast telefonie speelde ook de netwerkconnectiviteit een belangrijke rol. Het draadloze netwerk had op sommige locaties binnen het bedrijfspand blinde vlekken, wat de betrouwbaarheid van communicatie negatief beïnvloedde. Dit resulteerde soms in slechte verbindingen of verbroken gesprekken, wat frustrerend was voor zowel medewerkers als klanten. Een stabiel en goed dekkend netwerk was een cruciale vereiste voor de nieuwe oplossing. De keuze voor een nieuwe telefonieomgeving moest dan ook gericht zijn op betrouwbaarheid en continuïteit.

 

Het proces

TSV en Kortho hebben gezamenlijk de overstap naar cloudtelefonie en een verbeterd netwerk voorbereid. Dankzij de lange samenwerking (ruim 20 jaar) was TSV al goed bekend met de werkwijze en specifieke wensen van Kortho. Dit maakte de migratie soepel en doelgericht.

"Het is prettig om te werken met een partij die je bedrijf goed kent. TSV wist al hoe onze telefonie in elkaar zat, dus de overgang was veel minder complex. Ze wisten exact wat we nodig hadden en hoe we dat het beste konden implementeren," aldus Cor.

TSV voerde de implementatie in fasen uit, waarbij eerst de overstap naar TSV Cloudtelefonie op basis van Elevate (Univerge Blue) werd gerealiseerd. Daarna werd het draadloze netwerk vernieuwd met WiFi 6 access points en professionele switches om de bereikbaarheid en prestaties verder te optimaliseren.

"Tijdens het project ontdekte TSV dat er een blinde vlek was in onze WiFi-dekking. Daar hebben ze direct op geacteerd en extra access points geplaatst. Dat is typisch TSV: ze denken mee en lossen problemen op voordat ze impact hebben," zegt Cor.

126732802_m[517]

Professionele projecten

Het vernieuwen van de telefooncentrale is vaak een ingrijpend traject. Door een goed zakelijk voorstel te doen, met een gedegen voorbereiding, deskundige projectbegeleiding en technici, worden deze projecten altijd binnen de planning en het budget afgerond.

Onze oplossing

De overstap naar TSV Cloudtelefonie bracht direct merkbare verbeteringen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Waar voorheen de telefonische infrastructuur beperkt was door verouderde hardware en fysieke bekabeling, biedt de cloudoplossing nu een flexibel en toekomstbestendig alternatief. Dit vertaalt zich in verschillende voordelen:

• 99,999% uptime: Met de overstap naar TSV Cloudtelefonie geniet Kortho van een vrijwel ononderbroken beschikbaarheid. Dankzij de automatische upgrades en updates blijft het systeem altijd up-to-date en optimaal presteren zonder dat handmatige tussenkomst nodig is. Dit betekent dat er geen onverwachte downtime meer is door onderhoud of verouderde hardware.

• Flexibel werken: Medewerkers kunnen hun zakelijke nummer overal ter wereld gebruiken via de softphone-app op mobiele telefoons en pc’s. Of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn, ze blijven bereikbaar met dezelfde professionele uitstraling. Dit draagt bij aan efficiënter klantcontact en een betere balans tussen werk en privé.

• ERP-integratie: Een van de grootste voordelen van het nieuwe systeem is de naadloze integratie met Kortho’s ERP-software. Dit betekent dat wanneer een klant belt, de medewerker direct inzicht heeft in de relevante klantgegevens. Hierdoor kunnen vragen sneller worden beantwoord en kunnen gesprekken efficiënter verlopen, wat de klantervaring aanzienlijk verbetert.

• Geen fysieke infrastructuur nodig: De afhankelijkheid van een lokale telefooncentrale en SIP-Trunks is volledig weggenomen. Dit betekent niet alleen minder onderhoud en lagere operationele kosten, maar ook dat uitbreidingen en aanpassingen aan het systeem eenvoudig op afstand kunnen worden beheerd.

man headset achter laptop-1

Testomgeving

Aangezien het nieuwe systeem zich blijft ontwikkelen, heeft TSV tevens een separate testomgeving opgezet. Hier kunnen nieuwe aanpassingen en releases veilig uitgebreid getest worden in een geïsoleerde omgeving. Pas na een succesvolle testfase wordt de nieuwe configuratie naar de productieomgeving gemigreerd.

Beeld acolad[47]

Het resultaat

Cor van der Plas is zeer tevreden over de samenwerking met TSV: "De overgang naar cloudtelefonie en het vernieuwde netwerk is heel soepel verlopen. TSV kent onze organisatie door en door, waardoor de migratie vlekkeloos ging. Onze medewerkers vinden de nieuwe functies geweldig. Ze kunnen nu overal werken alsof ze op kantoor zijn, zonder afhankelijkheid van een fysieke centrale. Bovendien is de bereikbaarheid enorm verbeterd. Sinds de WiFi-upgrade heb ik geen klagende collega’s meer aan mijn bureau gehad!"

De medewerkers waarderen vooral de extra functionaliteiten van het nieuwe systeem, zoals een overzicht van gemiste oproepen, voicemailnotificaties en verbeterde berichtendiensten. Daarnaast is de softphone-app een uitkomst voor medewerkers die vaak onderweg of op zakenreis zijn.

"Voor mij persoonlijk is het geweldig dat ik nu gewoon vanuit Frankrijk of waar dan ook bereikbaar ben op mijn zakelijke nummer. Klanten merken het verschil niet eens, maar ik heb de vrijheid om overal mijn werk te doen zonder gedoe,” vertelt Cor.

Kortho en TSV werken al ruim 20 jaar samen, en deze succesvolle implementatie verstevigt die relatie verder. De combinatie van maatwerkoplossingen, persoonlijk contact en hoogwaardige technologie bewijst zich keer op keer.

Over TSV-groep

Onze klanten zijn uniek, en onze oplossingen ook. Of het nu gaat om een nieuwe telefonieomgeving, een cloudoplossing of een IoT-integratie, TSV-Groep werkt samen met u om de beste oplossing te realiseren.

Wilt u weten hoe wij uw communicatie kunnen verbeteren? Neem contact op via 020 4 303 204 of bezoek www.tsv-groep.nl.

Contact opnemen

 

Schermafbeelding 2022-12-20 om 10.44.51

 

Vul het formulier in om de case te downloaden