Inventum: Slimme Communicatieoplossingen voor Complexe Techniek

Inhoud

1. De klant - Wie is Inventum?
2. De omgeving - In welke omgeving is Inventum actief en welke specifieke uitdagingen of doelstellingen horen daarbij?
3. De uitdaging - Met welke uitdaging kwam Inventum, bij TSV-groep?
4. Het proces - Hoe hebben wij samen met Inventum deze uitdagingen omgezet in oplossingen?
5. De oplossing - Welke diensten leiden tot de optimale oplossing voor Inventum?
6. Het resultaat - Jan van Lit, IT-coördinator bij Inventum vertelt hoe zij onze samenwerking ervaren.

De klant: Inventum

Inventum, gevestigd in Nederland, is een toonaangevende producent van duurzame warmte- en wateroplossingen, waaronder boilers en warmtepompen. Het bedrijf staat bekend om zijn innovatie en kwaliteit, en speelt een sleutelrol in het leveren van energiezuinige technologieën.

Jan van Lit, IT-coördinator bij Inventum, werkt al twintig jaar binnen de organisatie.
Hij vertelt: "Inventum Technologies moet je niet verwarren met Inventum Huishoudelijk. Wij richten ons volledig op geavanceerde technische oplossingen voor warmte en warm water. Dat maakt onze producten complex, wat ook impact heeft op hoe we met klanten communiceren."

De omgeving

In de technische sector waarin Inventum opereert, zijn betrouwbaarheid en efficiënte communicatie cruciaal.
De afdelingen verkoopbinnendienst en service zijn de belangrijkste schakels in het contact met klanten. Jan benadrukt:
"Voor deze teams is het essentieel om altijd bereikbaar te zijn én over voldoende productkennis te beschikken. Je hebt niets aan een standaard telefoniste; onze medewerkers moeten vragen direct en inhoudelijk goed kunnen beantwoorden."

De verschuiving naar thuiswerken, mede versneld door de coronapandemie, voegde een nieuwe laag complexiteit toe. "Het was een uitdaging om te zorgen dat iedereen – ongeacht locatie – goed kon blijven samenwerken," aldus Van Lit.

De uitdaging

Inventum kampte met een communicatiesysteem dat verouderd was en niet meer voldeed aan de eisen van de moderne bedrijfsvoering.
"We stonden voor de keuze: overstappen naar een cloudoplossing of ons bestaande systeem vernieuwen," legt Van Lit uit.
"We kozen voor het laatste, omdat dat prijstechnisch aantrekkelijker was en beter aansloot bij onze infrastructuur. Een cloudoplossing brengt ook hoge maandelijkse kosten met zich mee, zeker als je honderd gebruikers hebt. Door te kiezen voor virtualisatie waren we op lange termijn veel goedkoper uit."

Daarnaast was het van groot belang dat de vernieuwde oplossing beter inzicht bood in de bereikbaarheid en prestaties van de callcenterteams.
"We wilden meer grip krijgen op wachttijden, wachtrijen en de beschikbaarheid van collega’s, zodat we onze klanten sneller en beter konden helpen."

Het proces

Inventum legde haar wensen en eisen neer bij TSV, waarmee zij al jarenlang samenwerken. "TSV begrijpt onze organisatie. Het is een relatief kleine partij, en daardoor is de communicatie heel persoonlijk. Ik ken bijna iedereen waarmee ik werk," zegt Van Lit. "We spraken dezelfde taal en dat maakte het proces een stuk eenvoudiger. Onze behoeften waren helder: behoud van licenties, minimale verstoringen tijdens de overgang en nieuwe callcenterfunctionaliteiten."

De aanpak van TSV omvatte uitgebreide voorbereidingen en tests. "We konden het nieuwe en oude systeem tijdelijk naast elkaar laten draaien. Dat zorgde ervoor dat alles uitvoerig getest kon worden voordat we volledig overstapten. Die grondige voorbereiding heeft veel problemen voorkomen," aldus Van Lit.

Professionele projecten

Het vernieuwen van de telefooncentrale is vaak een ingrijpend traject. Door een goed zakelijk voorstel te doen, met een gedegen voorbereiding, deskundige projectbegeleiding en technici, worden deze projecten altijd binnen de planning en het budget afgerond.

Onze oplossing

TSV implementeerde een op maat gemaakte oplossing die volledig aansloot op de behoeften van Inventum:

Upgrade en virtualisatie
Het verouderde Avaya IP Office-systeem werd geüpgraded naar de nieuwste versie (Release 11) en gevirtualiseerd op de bestaande VMWare-omgeving. "Omdat we al een virtualisatie-infrastructuur hadden, kon dit soepel worden uitgevoerd," zegt Van Lit.
Callcenterfunctionaliteiten
Nieuwe functies, zoals inzicht in wachtrijen en beschikbaarheid, werden toegevoegd aan de verkoop- en servicediensten. "Dit heeft ons team geholpen om efficiënter te werken en klanten sneller te helpen," licht Van Lit toe.
Integratie van vast en mobiel
Hoewel de oorspronkelijke plannen voor volledige vast-mobielintegratie door externe factoren werden aangepast, implementeerde TSV een interne oplossing van Avaya. "Dit werkt prima en voldoet volledig aan onze behoeften."
Behouden van licenties
TSV respecteerde eerdere investeringen door bestaande licenties opnieuw te gebruiken. "Dat heeft ons een hoop geld bespaard," aldus Van Lit.
Minimale impact
De nieuwe oplossing werd naast het bestaande systeem opgebouwd, zodat de overstap zonder grote verstoringen kon plaatsvinden.

Testomgeving

Aangezien het nieuwe systeem zich blijft ontwikkelen, heeft TSV tevens een separate testomgeving opgezet. Hier kunnen nieuwe aanpassingen en releases veilig uitgebreid getest worden in een geïsoleerde omgeving. Pas na een succesvolle testfase wordt de nieuwe configuratie naar de productieomgeving gemigreerd.

Het resultaat

De transitie naar het nieuwe systeem verliep vlekkeloos.
"Het is eigenlijk een project geweest zonder grote obstakels," zegt Van Lit.
"We hadden alles goed voorbereid en getest, en de overgang verliep zonder noemenswaardige problemen. Onze medewerkers merkten nauwelijks iets van de verandering, omdat het systeem grotendeels vergelijkbaar bleef."

Van Lit prijst de samenwerking met TSV:
"Ze waren professioneel en dachten met ons mee. Als er iets aangepast moest worden, reageerden ze snel en adequaat. Wat ik waardeer, is dat ik het hele telefoniedeel volledig aan hen kan overlaten. Ik hoef er nauwelijks meer tijd aan te besteden."

De nieuwe callcenterfunctionaliteiten waren voor Inventum het meest waardevol. "Onze service- en verkoopteams hebben nu veel meer inzicht in wat er gebeurt. Dat helpt ons om klanten sneller en beter te helpen, wat essentieel is in onze sector."

Toekomstperspectief en advies

Van Lit zou TSV zeker aanbevelen aan andere bedrijven:
"Kijk niet alleen naar de grote spelers in de markt. Een partij zoals TSV biedt vaak oplossingen die net zo goed, zo niet beter, aansluiten op je behoeften – en vaak tegen lagere kosten. Bovendien is de persoonlijke benadering van TSV echt een meerwaarde."

Over TSV-groep

Bij TSV staat maatwerk centraal. Of het nu gaat om nieuwe telefooncentrales of het optimaliseren van bestaande systemen, de klant staat altijd voorop.
Wilt u weten hoe wij uw communicatie kunnen verbeteren? Neem contact op via 020 4 303 204 of bezoek www.tsv-groep.nl.

Contact opnemen

Schermafbeelding 2022-12-20 om 10.44.51