In de huidige dynamische vastgoedmarkt wisselt een gemiddelde makelaar dagelijks tientallen telefoontjes, e-mails en berichten uit met potentiële kopers, verkopers en andere partijen. Ondertussen groeit de druk om alle communicatie nauwkeurig te documenteren voor je dossiervorming. De uitdaging? Al deze contactmomenten vinden vaak plaats via verschillende kanalen, terwijl jij onderweg bent van bezichtiging naar bezichtiging. In deze blog delen we hoe geïntegreerde communicatieoplossingen voor makelaars de sleutel vormen tot betere klantrelaties én een efficiëntere werkdag.
“Een veelvoorkomend probleem was dat klanten beweerden een afspraak telefonisch te hebben afgezegd, terwijl we daar geen bewijs van hadden. Dit zorgde soms voor lastige situaties,” vertelt Diederik Grobben, mede-eigenaar van Brummer Makelaars in Amsterdam.
Herken je dit scenario? Je bent onderweg naar een bezichtiging als een klant belt. Je maakt aantekeningen op een papiertje of in je telefoon. Later moet je handmatig deze aantekeningen verwerken in je CRM-systeem. Een tijdrovend proces dat bovendien foutgevoelig is.
De makelaardij wordt niet alleen dynamischer maar ook bureaucratischer. Een goed dossierbeheer is onmisbaar geworden, niet alleen om aan verwachtingen van klanten te voldoen, maar ook om alles juridisch goed vast te leggen.
Stel je voor: je ontvangt een telefoontje en direct verschijnt de klantkaart op je scherm, inclusief eerdere correspondentie, geplande afspraken en notities. Je weet meteen wie er belt en waar het gesprek over zou kunnen gaan. Na het gesprek worden alle gegevens automatisch in je dossier opgeslagen.
Dit is geen toekomstmuziek, maar realiteit voor kantoren die kiezen voor een geïntegreerde telefonie-oplossing.
“We hoeven niet meer handmatig bij te houden wie wanneer gebeld heeft. Alles wordt automatisch opgeslagen en gekoppeld aan de juiste klant, wat enorm veel tijd scheelt,” deelt Diederik zijn ervaring.
Door telefonie te integreren met een CRM-systeem zoals RealWorks:
“Het klinkt als een kleine verbetering, maar als je tientallen telefoontjes per dag pleegt, is dit een enorme tijdsbesparing,” legt Diederik uit.
Een bijkomend voordeel van geïntegreerde communicatie is het vertrouwen dat je opbouwt bij klanten. Door accuraat bij te houden welke gesprekken hebben plaatsgevonden, voorkom je niet alleen misverstanden, maar laat je ook zien dat je professioneel werkt.
“We kunnen nu precies zien wanneer en hoe vaak een klant contact met ons heeft gehad, zonder afhankelijk te zijn van losse aantekeningen of herinneringen. Dit helpt enorm bij het opbouwen van een betrouwbaar dossier,” vertelt Diederik.
Voordat je overstapt op een geïntegreerd communicatiesysteem, is het belangrijk om eerst je eigen processen goed in kaart te brengen. Hoe verlopen je klantcontacten nu precies? Waar zitten de grootste tijdvreters en wat zijn foutgevoelige momenten?
Bij TSV-Groep helpen we je via onze Slimme Route om eerst je huidige situatie te analyseren. Hoe communiceren je klanten nu met je, en hoe zie je dat in de toekomst? Door eerst te focussen op je werkprocessen en pas daarna op de techniek, zorgen we voor een oplossing die écht bij je makelaardij past.
Wil je weten hoe jouw makelaarskantoor efficiënter kan werken met geïntegreerde communicatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Wil je meer weten over hoe Brummer Makelaars hun communicatie-uitdagingen heeft opgelost? Lees dan de volledige casestudy op onze website: Case Brummer Makelaars.
Hulstweg 8
1032 LB Amsterdam
T 020 4 303 202
E info@tsv-groep.nl
